La nuova ISO 9001 del 2015: calma e buon senso

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Dalla sua introduzione nel 1987, la norma ISO 9001 per oltre 10 anni è vissuta in assenza di particolari problemi applicativi e riflessioni specifiche in materia. Un periodo di relativa tranquillità interrotto bruscamente quando, dal 2000 in avanti, ha cominciato a subire il peso di una certa sfortuna nelle uscite (2000 e 2008) e una serie di critiche dal mondo delle imprese e degli addetti ai lavori.

Già nel 2001 Sincert lamentava il gap di competenza degli addetti su temi organizzativi economico finanziari ed in generale relativi alle conoscenze trasversali degli auditor. Successivamente sono arrivati resoconti (Accredia Censis, quaderni di Accredia, ecc) che hanno evidenziato le ben note problematiche relative alla scarsa attrattività verso le direzioni/proprietà.

Attualmente il dibattito si è spostato sul tema delle commodity, sul quale alcuni addetti ai lavori tendono a veicolare due messaggi opposti ma egualmente sbagliati:

– il primo riguarda la semplificazione e deriva da una lettura superficiale della norma che alleggerirebbe le regole sulla documentazione, con la conseguenza di puntare su sistemi di gestione ancora più sbrigativi;

– il secondo è collocare invece sul mercato altri prodotti e applicativi complessi, sotto lo spauracchio dei rischi.

A differenza delle precedenti uscite dell’ISO9001, ora il periodo che stiamo vivendo è diverso: questa non è una crisi ma un riposizionamento globale al quale gli addetti ai lavori dovranno abituarsi.

Il tempo della “flessibilità” nell’impiego delle risorse delle imprese è finito, questa è l’opportunità di rivalutare  strumenti strategici per il futuro della norma, in particolar modo per come è applicata nel nostro paese.

Il radicamento delle PMI nel nostro tessuto imprenditoriale ci suggerisce che si sfrutti il nuovo modello, meno formale ma nettamente più sostanziale ed utile di prima, per aiutare la riorganizzazione delle nostre aziende e la crescita delle competenze degli addetti.

Il primo messaggio agli addetti è quindi: calma.
Prendiamoci il tempo che serve per cogliere gli spunti del modello al meglio, facciamo in modo di tramutarlo in un mezzo utile per raggiungere obiettivi, sorprendiamo gli imprenditori.

Il secondo suggerimento è invece: buon senso “2.0”.
La norma attuale non rivoluziona il sistema, piuttosto mutua i più diffusi modelli a livello mondiale e chiude alcuni cerchi lasciati aperti in passato.

Quasi 200 anni di moderne teorie organizzative ribadiscono tre passaggi fondamentali: “strategie / struttura / controllo”.

La nuova norma inizia a far riflettere sull’importanza del contesto che circonda le imprese e che le caratterizza, spinge a focalizzarsi sulla capacità di comprendere le parti interessate a cui rispondere, definendo al meglio la struttura organizzativa conseguente e culminando nella centralità e importanza dei processi; il tutto secondo una prospettiva di rischi / opportunità.

Per quanto la didattica del risk management non ami il termine “rischi organizzativi”, è utile a far comprendere lo spirito della norma, reso ancor più chiaro dalle note di chi l’ha redatta eliminando i riferimenti alla ISO 31000 in quanto “metodo nel metodo”.

Indipendentemente da come sarà effettivamente applicata l’ISO 9001:2015, è importante denotare la centralità che hanno assunto ora i processi, declinati in dettaglio in tutte le loro componenti: “mappati”, come descrive la norma anziché “identificati”.

Potremmo descrivere i processi come il risultato di una vera e propria FMEA organizzativa, in essi convergono tutti gli elementi necessari alla gestione e devono essere coerenti con le strategie e controllati in base al loro impatto sulle stesse, sui rischi che possono implicare e sui requisiti che concorrono a soddisfare.

Da qui il terzo e ultimo spunto, ovvero una lettura in chiave positiva: una norma meno formale e più sostanziale.

Le novità importanti che richiedono evidenze riguardano infine anche le attività operative. Ad esempio si richiedono valutazioni delle conoscenze e il rilascio dei prodotti è tornato ad essere un requisito a sé stante, e sono molti gli ulteriori aspetti innovati o rinforzati.

Nello sviluppare lo strumento Risk9001® è emerso che quasi la metà dei punti toccati dalla norma ISO9001:2015 dei circa 130 items, hanno un nuovo impatto rispetto alla precedente. Sempre in questa fase è emerso che le informazioni documentate sono molte e diverse, ma fortunatamente si possono ricercare per il 90% sui sistemi informativi.

Far bene un sistema di gestione ora può essere ancora meno legato a delle formalità burocratiche, un messaggio che le imprese devono considerare attentamente. Tuttavia sarà molto importante capire – e la strada della comprensione è ancora lunga – come “tararsi” dal lato certificazioni e come valorizzare aspetti così importanti dal lato consulenti.

La corretta definizione di un modello organizzativo è un percorso che parte da una capacità di diagnosi non facile, soprattutto in tema di PMI, ma la sfida è molto interessante e presenta spunti di crescita vitali per gli addetti ed il sistema in generale.