Analisi del contesto e dei rischi nella nuova ISO 9001:2015

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Uno dei gli aspetti più importanti della nuova norma su cui si basa tutto il sistema di Gestione  è l‘ANALISI DEL CONTESTO dell’organizzazione.

Ogni impresa dovrebbe basare le proprie attività su un modello organizzativo per arrivare al quale l’imprenditore dovrebbe identificare:

  • Strategie ⇒ Dove vogliamo andare (obiettivi e politiche)
  • Struttura ⇒ Con quali mezzi (funzioni e processi)
  • Controllo  ⇒ Come verifichiamo la direzione (il cruscotto: indicatori e reporting).

Questi fattori derivano dalle teorie organizzative, dal buon senso e dalla logica e vengono ora in parte integrati in diversi punti della nuova norma.

Per rispondere al tema delle strategie la nuova ISO 9001:2015 dice:

Punto 4: “[…]L’organizzazione deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacita di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) […]”

Questo punto è molto importante e spesso è un passaggio sul quale viene fatta molta confusione e si rischia di mal interpretare la nuova norma.

Quali sono gli obiettivi che ci prefiggiamo e i rischi che corriamo? Cosa può andare male o bene? Cosa può influenzare positivamente o negativamente il raggiungimento dei nostri obiettivi?

Per poter rispondere a queste domane ed identificare le strategie, qualsiasi approccio si voglia adottare, si devono seguire sempre i seguenti passi:

  • identificare il contesto esterno quindi le opportunità e le minacce che possono influenzarci;
  • identificare il contesto interno ovvero le nostre forze e debolezze;
  • definire le azioni più adatte alla strategia che vogliamo perseguire, ad esempio attraverso un’analisi SWOT, cioè uno strumento di pianificazione strategica usato per valutare i punti di forza (Strengths), i punti di debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) di un progetto o in un’impresa.

Una analisi del contesto quindi è una analisi dei rischi “organizzativi” e le scelte riguardanti la struttura definita che ne consegue sono la risposta.

L’output del processo di analisi così come lo abbiamo descritto può essere raccolto in un documento che può sostituire il “Manuale della Qualità”, non più obbligatorio, e diventare le “linee guida organizzative” dell’azienda, nelle quali l’analisi del contesto avrà uno specifico capitolo.

Una volta fatta l’analisi del contesto andremo a definire i processi attraverso i quali vogliamo raggiungere i nostri obiettivi e il monitoraggio della loro efficacia. In questo modo avremo la possibilità di ridurre e controllare i rischi che abbiamo individuato durante l’analisi del contesto.

I processi è bene che vengano definiti come entità specifiche all’interno del sistema informativo aziendale, in modo da potere strutturare le relative informazioni.

In particolare il monitoraggio è un’attività che deve essere svolta con continuità, si avvale di informazioni e dati che sono già contenuti nei vari database aziendali, e, per questo, può essere svolta in gran parte tramite procedure automatiche.

Per quanto riguarda la definizione dei processi e la gestione degli automatismi per il loro monitoraggio puoi leggere questo articolo.

Partire da una buona analisi del contesto, identificare e mappare correttamente i vari processi aziendali consentirà agli imprenditori di tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda in maniera più puntuale. Questo garantisce la possibilità di valutare in maniera più veloce ed opportuna le azioni da intraprendere per migliorare le capacità dell’azienda.

Per supportare le aziende nell’effettuazione dell’analisi del contesto, abbiamo messo a disposizione un apposito tool online. Leggi qui per saperne di più.

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